Introductie

Niet elk proces binnen een organisatie leent zich voor automatisering.
Succesvolle automatisering begint bij het selecteren van de juiste processen — die herhaalbaar, gestandaardiseerd en goed meetbaar zijn.
Het herkennen van zulke processen is een cruciale eerste stap, omdat een verkeerde keuze kan leiden tot complexe, dure of inefficiënte automatiseringsprojecten.
Een gestructureerde analyse helpt om te bepalen waar RPA (Robotic Process Automation) of AI-gedreven automatisering echt waarde toevoegt.

Werking

Het identificeren van geschikte processen voor automatisering verloopt in drie stappen:

1. Procesinventarisatie:
   Breng alle bedrijfsprocessen in kaart, bijvoorbeeld via process mining, interviews of workflowanalyse.

2. Beoordeling van automatiseringspotentieel:
   Evalueer processen op basis van criteria zoals herhaalbaarheid, datavolume, regels en variabiliteit.

3. Prioritering:
   Combineer automatiseringspotentieel met strategische waarde (zoals kostenbesparing, risicoreductie of snelheid).

Hierbij worden vaak scoringsmodellen gebruikt die per proces een kwantitatieve waarde toekennen aan de mate van automatiseerbaarheid.

Kenmerken van processen die geschikt zijn voor automatisering

• Repetitief en regelgebaseerd: het proces volgt vaste, voorspelbare stappen.

• Datagedreven: de invoer is digitaal en gestructureerd.

• Hoge frequentie: taken worden vaak uitgevoerd (dagelijks of wekelijks).

• Weinig uitzonderingen: afwijkingen of menselijke interpretatie zijn minimaal.

• Gestandaardiseerde input en output: gegevens komen uit vaste systemen of formats.

• Meetbaar resultaat: succes kan worden gevolgd via KPI’s (tijd, kosten, nauwkeurigheid).

• Stabiele omgeving: het onderliggende IT-landschap verandert niet voortdurend.

Toepassingen

1. Financiële administratie

Automatisering van factuurverwerking, betalingsafstemming en rapportage.
➡️ Voordeel: snellere verwerking, minder fouten, lagere kosten.

2. HR-processen

Automatiseren van onboarding, verlofaanvragen of salarisverwerking.
➡️ Voordeel: minder handmatige administratie en consistentie in beleid.

3. Klantenservice

AI-chatbots en e-mailclassificatie om veelvoorkomende vragen automatisch af te handelen.
➡️ Voordeel: hogere responssnelheid, minder druk op supportteams.

4. Logistiek en supply chain

Automatische orderverwerking, voorraadbeheer en transportplanning.
➡️ Voordeel: efficiëntere operatie en minder menselijke fouten.

5. IT-ondersteuning

Automatisch resetten van wachtwoorden of afhandelen van standaardtickets.
➡️ Voordeel: lagere werkdruk voor IT-servicedesks en snellere responstijden.

Uitdagingen

• Complexe processen: taken met veel uitzonderingen of onduidelijke regels zijn moeilijk te automatiseren.

• Onvoldoende datakwaliteit: slechte of onvolledige data leiden tot fouten.

• Veranderende processen: automatisering veroudert snel als workflows vaak wijzigen.

• Weerstand bij medewerkers: gebrek aan vertrouwen of angst voor baanverlies belemmert adoptie.

• Gebrek aan end-to-end denken: automatisering van losse stappen kan suboptimale resultaten geven.

• ROI-inschatting: niet elk proces levert meetbare besparingen op.

Samenvatting

Processen die geschikt zijn voor automatisering zijn herhaalbaar, gestructureerd en stabiel, met duidelijke regels en meetbare uitkomsten.
Door eerst te analyseren en te prioriteren op basis van datakwaliteit, volume en strategische waarde, kunnen organisaties gericht automatiseren waar het écht effect heeft.
Een gefaseerde aanpak met duidelijke selectiecriteria vergroot de kans op duurzame en schaalbare automatiseringsresultaten.

Bron: Blackbirds.ai — AI & Data Consultancy

‍